Dalam pertemuan ini, turut hadir Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat Basarin Yunus Tanjung, Kepala Dinas Pendidikan Sumut Abdul Haris Lubis, serta sejumlah staf pemerintahan. Turut mendampingi pula Konsul Jenderal Jepang di Medan, Takonai Susumu; Sekretaris III Kedutaan Besar Jepang di Jakarta, Hayashida Yuichiro; dan Konsul Muda Konsulat Jenderal Jepang di Medan, Furunobu Koichi, yang bertindak sebagai penerjemah.
